Dienstagabend, halb sieben, in einem Ingenieurbüro mit zwölf Beschäftigten: Die Inhaberin sitzt noch vor einer Tabelle mit 400 Zeilen, weil die Angebote in drei Dateien liegen und niemand weiß, welche gilt.
Genau hier setzt dieses Geschäftsmodell an: Du richtest für solche Betriebe eine fertige Software wie Notion, HubSpot oder Asana passend ein und schulst das Team. Ein Einrichtungsprojekt kostet meist 2.000 bis 5.000 Euro.
Spannend wird es hier: Mehr als die Hälfte der deutschen Unternehmen nutzt bezahlte Cloud-Dienste, aber nur 23 Prozent davon haben ihre Kundenverwaltung dort. Was das für dich heißt und wer damit in Berlin ein Team aufgebaut hat, liest du hier.
Kurz gesagt: Bei dem Geschäftsmodell Beratung und Einrichtung für Business-Software hilfst du Unternehmen, eine fertige Business-Software wie Notion, HubSpot oder Asana einzurichten, anzupassen und im Team zu nutzen. Bezahlt wirst du für Einrichtung, Schulung und Betreuung; Kunden kommen über Partnerverzeichnisse und Empfehlungen.
Was ist eine Beratung und Einrichtung für Business-Software und wie funktioniert das Geschäftsmodell?
Eine Beratung und Einrichtung für Business-Software ist eine Dienstleistung, bei der du eine fertige Software eines Herstellers so einrichtest, dass sie zu den Abläufen eines Unternehmens passt. Bezahlt wird sie von Betrieben, die das Werkzeug gekauft haben, aber keine Zeit haben, es aufzusetzen.
Die Software gehört dem Hersteller. Dein Beitrag ist das, was er nicht liefert: Du übersetzt die Abläufe des Betriebs in Felder, Ansichten und Regeln, holst Daten aus alten Tabellen hinüber und schulst das Team. Notion, HubSpot oder Asana führen dafür Partnerverzeichnisse, in denen Unternehmen Berater suchen.
Welchen Umsatz kannst du mit einer Beratung und Einrichtung für Business-Software realistisch erreichen?
Pro Einrichtungsprojekt kannst du im Markt meist 2.000 bis 5.000 Euro ansetzen; 55 Prozent der befragten Notion-Berater starten dort (112 Berater, matthiasfrank.de, Juni 2026). S Der Hebel ist Tiefe in einer Software und Branche.
Als realistisches Ziel nach dem ersten Jahr rechne ich mit 1.000 bis 5.000 Euro Umsatz im Monat. E Zur Einordnung: IT-Freelancer im deutschsprachigen Raum nahmen 2026 im Mittel 95 Euro je Stunde (Freelancer-Kompass 2026, freelancermap, 02.07.2026) S, Notion-Berater meist 100 bis 150 Euro (matthiasfrank.de, Juni 2026). S Die Skala zeigt die Projektpreise:
Wie viel bei einem spezialisierten Anbieter hängen bleibt, zeigt Paul Minors aus Neuseeland mit Asana und Pipedrive: rund 90.000 US-Dollar Umsatz im Monat bei rund 80 Prozent Marge (Starter Story, 09.12.2023). S Für den Einstieg rechne ich kleiner: Ein Projekt zu 2.500 Euro entspricht bei 125 Euro je Stunde etwa 20 Stunden. E
Das heißt für dich: Die Software ist Ware, dein Prozesswissen ist das Produkt.
Welche Fähigkeiten solltest du initial lernen, um erfolgreich eine Beratung und Einrichtung für Business-Software anbieten zu können?
Am wichtigsten ist nicht die Software, sondern das Verstehen von Abläufen: Du hörst einem Betrieb zu und baust daraus Felder, Ansichten und Regeln.
Meine Einschätzung E: 100 % hieße, ohne diese Fähigkeit geht es nicht.
Welche Eckdaten hat eine Beratung und Einrichtung für Business-Software?
| Klasse und Modelltyp | K1 Dienstleistung · Produktisierte Dienstleistung, Agentur und KI-Automatisierung |
|---|---|
| Themenfeld | Arbeit, Produktivität und B2B-Prozesse |
| Startkapital | 500 bis 5.000 Euro E |
| Zeit bis zum ersten Euro | 1 bis 3 Monate E |
| Wochenstunden | 11 bis 20 im Aufbau E |
| Zulassungshürde | frei; Gewerbe anmelden, siehe Abschnitt Recht |
| Reichweite nötig | 2 von 5: Verzeichnis und Empfehlungen |
| Passiv-Grad | 2 von 5: Projekte sind Handarbeit |
| Umsatzklasse | 1.000 bis 5.000 Euro im Monat nach einem Jahr E |
| Wettbewerb | hoch |
| KI-Hebel | 4 von 5 |
| Sinn-Faktor | 3 von 5 |
| Passt zu den Gründertypen | Detailverliebter Fachexperte |
| Wirtschaftszweig (WZ 2025) | 62.20.1 Erbringung von Beratungsleistungen auf dem Gebiet der Informationstechnologie oder 70.20 Unternehmensberatung. E WZ 2025 ist die amtliche Klassifikation der Wirtschaftszweige (Destatis), nach der dein Gewerbe eingeordnet wird. |
Datenlücke: Eine amtliche Zahl dazu, wie viele Betriebe in Deutschland, Österreich und der Schweiz Hilfe beim Einrichten von Business-Software kaufen, habe ich nicht gefunden; Umsätze deutschsprachiger Anbieter sind nicht öffentlich.
Was kostet der Start und wie viel Zeit brauchst du?
Der Start kostet meist 500 bis 5.000 Euro, vor allem für Lizenzen, Partnerprogramm und Versicherung. Am besten rechnet man mit 11 bis 20 Wochenstunden und ein bis drei Monaten bis zum ersten Projekt.
| Baustein | Was es kostet |
|---|---|
| Partnerprogramm bei HubSpot | 400 US-Dollar im Monat ab 15.07.2026, entfällt ab 400 US-Dollar eigenem Abo (hubspot.com, gelesen am 21.10.2026) S |
| Eigene Lizenz HubSpot Sales Hub Professional | 90 Euro je Lizenz und Monat bei Jahresbindung (hublead.io, Stand 19.09.2026) S |
| Testkonto HubSpot Marketing Hub Starter | 9 Euro je Lizenz und Monat bei Jahreszahlung (blog.hubspot.de, 31.10.2025) S |
Wie startest du eine Beratung und Einrichtung für Business-Software Schritt für Schritt?
Du startest mit einer Software und einer Branche, deren Abläufe du kennst. Frag zuerst drei Betriebe, welche Tabelle sie am meisten nervt.
- Nachfrage prüfen. Welche Software nutzen Betriebe deiner Branche, wo scheitern sie daran?
- Software festlegen. Eine, nicht fünf: Notion für Wissen, HubSpot für Vertrieb, Asana für Projekte.
- Zertifikat machen. Prüfung des Herstellers ablegen, im Partnerverzeichnis eintragen.
- Rechtliches vorbereiten. Die vier Punkte aus dem Abschnitt Recht: Gewerbe, Auftragsverarbeitung, Kleinunternehmerregel, Werkvertrag mit Haftungsgrenze.
- Pilotprojekt liefern. Ein Betrieb zum Vorzugspreis, dafür Bewertung und Fallstudie.
- Paket schnüren. Einrichtung zum Festpreis, Schulung als Block, Betreuung im Monatsabo.
- Empfehlungen nutzen. Jedes Projekt wird zum Video oder Artikel für den nächsten Kunden.
Wie findest du die ersten Kunden für deine Beratung und Einrichtung für Business-Software?
Am schnellsten über das Partnerverzeichnis des Herstellers und über Betriebe aus deinem Beruf. Unternehmen kaufen kein Setup, sondern das Ende doppelter Eingabe (Stichwort: Pain Fokus).
Die Zahlen gelten für Unternehmen ab zehn Beschäftigten; ERP steht für Ressourcenplanung, CRM für Kundenverwaltung (Destatis, 24.11.2025). A Gute Kanäle sind das Verzeichnis mit echten Bewertungen, Fachgruppen auf LinkedIn sowie Steuerberater dieser Betriebe. Paul Minors startete über eine Expertenplattform, später über YouTube mit 33.000 Abonnenten (Starter Story, 09.12.2023). S
Welche Tools und KI-Werkzeuge helfen bei der Beratung und Einrichtung für Business-Software?
Unverzichtbar ist die Software selbst in einer eigenen Lizenz, damit du jede Funktion kennst, bevor ein Kunde sie sieht. Ziel ist es, aus jedem Projekt Vorlagen zu gewinnen.
Welche Risiken hat eine Beratung und Einrichtung für Business-Software?
Das größte Risiko: Die Hersteller bauen KI-Assistenten ein, die Einrichtung und Erklärung selbst übernehmen. Dagegen hilft nur Prozesswissen.
KI im Produkt
Asana bewirbt auf seiner Partnerseite bereits KI-Teammitglieder (asana.com, gelesen am 21.10.2026). SAbhängigkeit vom Hersteller
HubSpot verlangt ab 15.07.2026 eine Partnergebühr von 400 US-Dollar im Monat (hubspot.com, gelesen am 21.10.2026). SPreisdruck
Im Notion-Verzeichnis reichen die Stundensätze von 49 bis 300 US-Dollar (matthiasfrank.de, Juni 2026). SProjektgeschäft
53 Prozent der Notion-Projekte dauern ein bis drei Monate, dann ist der Umsatz weg (matthiasfrank.de, Juni 2026). S| Ergebnisstreuung | 4 von 5: von null bis fünfstellig im Monat |
|---|---|
| Regulatorik | 1 von 5 |
| Inhaberabhängigkeit | 4 von 5, Wissen und Kundenkontakt hängen an dir |
| Wiederkehrender Umsatz | unter 25 Prozent im ersten Jahr, mehr mit Abos |
| KI-Exposition | minus 1, Hersteller bauen Hilfe ein |
| Kanalabhängigkeit | 3 von 4 |
Fortbestand: Von Gründungen mit Startkapital bis zu 5.000 Euro sind nach fünf Jahren 54 Prozent aktiv (KfW-Gründungsmonitor 2025). S 2025 gab es 69 Unternehmensinsolvenzen je 10.000 Unternehmen (Destatis, 13.03.2026). A
Praxisbeispiel: Wie Kristi DaSilva als Software-Beraterin auf 300 Dollar pro Stunde kam
In der Side Hustle Show erzählt Kristi DaSilva aus den USA, wie sie von der virtuellen Assistenz zur Beraterin für die Business-Software HoneyBook und ClickUp wurde. Mit ihrer Firma DaSilva Life richtet sie diese Programme für kleine Unternehmen ein und verbindet sie mit deren Arbeitsabläufen. Als Assistentin verdiente sie 30 bis 40 Dollar pro Stunde, heute nimmt sie für Strategiesitzungen 300 Dollar pro Stunde. S
- So kam sie auf die Geschäftsidee
- 2020 arbeitete sie als Kinderbetreuerin und persönliche Assistentin in New York, bis die Pandemie diese Arbeit stoppte. Über ihre Schwägerin kam sie zu einem Ausbildungsprogramm für virtuelle Assistenten und ersetzte nach eigener Angabe innerhalb von 90 Tagen ihr New Yorker Gehalt. S Nach etwa sechs Monaten wollte sie sich spezialisieren. Mit ihrer ersten Business-Coachin merkte sie, dass ihr das Ordnen von Abläufen über Systeme am meisten liegt; HoneyBook und ClickUp hatte sie für Kunden ohnehin schon eingerichtet.
- So fing es an
- Den ersten Kunden, einen Betrieb für Garagentore, fand sie über einen persönlichen Kontakt. Weitere kamen aus Facebook-Gruppen, in denen Menschen virtuelle Assistenten suchten, und über ein Instagram-Konto mit Erklärbeiträgen. Beim Wechsel zur Spezialisierung sank ihr Einkommen zunächst. Sie wurde eine der ersten zwölf zertifizierten HoneyBook Pros und gehört zu einer kleinen Gruppe von ClickUp-Beratern.
- So gewinnt sie Kunden
- Ihre wichtigste Quelle ist YouTube. Viele Zuschauer haben ihren Kanal zwei bis drei Jahre abonniert, bevor sie ein Gespräch buchen. Am besten laufen eng gefasste Videos zu einem konkreten Problem, etwa zu fünf ClickUp-Dashboards. Aus der Videobeschreibung geht es zu Gratisvorlagen oder direkt zur Terminbuchung, neue Kontakte bekommen sechs bis sieben Willkommensmails. Rund 70 Prozent ihrer Kunden nutzen die Software schon, wenn sie sich melden. S In einer großen ClickUp-Facebook-Gruppe beantwortet sie Fragen mit kurzen Videos, ohne für sich zu werben.
- Ihre größte Hürde
- Die Expertenfalle: Kunden wollen nur mit ihr selbst arbeiten. Sie erklärt ihnen deshalb, dass sie ihr Wissen und ihre Methode kaufen, und lässt die Umsetzung von ihrem Team erledigen.
- Diese Werkzeuge nutzt sie
- HoneyBook als Kundenverwaltung, vidIQ für die Suchbegriffe ihrer YouTube-Videos, ChatGPT für Themenideen, Canva und ManyChat für Instagram und Loom für kurze Erklärvideos.
- Ihre Preise
- 300 Dollar pro Stunde für Strategiesitzungen; Einrichtung und Verknüpfung der Programme bringen mehrere Tausend Dollar je Projekt. S Ihr Umsatz verteilt sich nach eigener Angabe zu je 30 Prozent auf ClickUp-Beratung, HoneyBook-Beratung sowie Kurse und Vorlagen, die restlichen 10 Prozent kommen aus Provisionen, Vorträgen und Partnerschaften. S
- Ihr Rat
- Sich bei einem neuen Schritt fragen, was passiert, wenn es klappt, statt nur daran zu denken, was schiefgehen könnte.
- Was du daraus mitnimmst
- Für Deutschland heißt das: Wer eine verbreitete Business-Software wie HubSpot, ClickUp oder Notion gründlich kennt und sich beim Anbieter zertifizieren lässt, kann mit deutschsprachigen Erklärvideos zu konkreten Problemen Firmen erreichen, die die Software schon gekauft haben und nicht weiterkommen. E Die Zahlen sind Selbstauskünfte und nicht unabhängig geprüft.
Quellen: The Side Hustle Show, Folge 627: From $30/hr to $300/hr, The Software Consulting Playbook, Gespräch von Nick Loper mit Kristi DaSilva, 29.08.2024, gelesen am 30.10.2026. sidehustlenation.com; eBiz Facts: Kristi DaSilva, HoneyBook- und ClickUp-Beraterin, 13.09.2024, gelesen am 30.10.2026. ebizfacts.com
Welche Beispiele für eine Beratung und Einrichtung für Business-Software gibt es in Deutschland, Österreich und der Schweiz?
Das stärkste Beispiel ist MF Consulting von Matthias Frank aus Berlin: Vollzeit in der Notion-Beratung seit August 2023, Agentur seit 2024, vier Menschen im Team, über 35 Teams, Sprint ab 19.500 Euro (matthiasfrank.de, gelesen am 21.10.2026). S
- Notioneers nennt sich im Notion-Verzeichnis die Notion-Agentur im DACH-Raum, über 100 Projekte, Budgets ab 5.000 US-Dollar (notion.com, gelesen am 21.10.2026). S
- SalesPlaybook AG mit Standorten unter anderem in Zürich und Wien wirbt mit über 350 betreuten B2B-Softwarefirmen, HubSpot-Diamond-Partner (OMR Reviews, ecosystem.hubspot.com, gelesen am 21.10.2026). S
- Paul Minors aus Auckland startete 2016 mit Asana-Beratung und nennt heute rund 90.000 US-Dollar Umsatz im Monat (Starter Story, 09.12.2023). S
Was musst du rechtlich bei einer Beratung und Einrichtung für Business-Software beachten?
Vier Dinge klärst du einmal, danach laufen sie bei jedem Kunden mit. Das Wichtigste: Du siehst die Kundendaten deiner Kunden, also brauchst du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
- Gewerbe anmelden oder vom Finanzamt als freien Beruf einstufen lassen; ohne IT-Studium meist Gewerbe.
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit jedem Kunden, bevor du in sein System schaust.
- Kleinunternehmerregel bewusst wählen oder abwählen; Firmenkunden wollen meist Umsatzsteuer auf der Rechnung.
- Werkvertrag mit Haftungsgrenze, damit ein Datenverlust beim Umzug nicht dein Risiko allein ist.
Die Details mit Paragrafen und Fristen
Gewerbe oder freier Beruf: Wer ein stehendes Gewerbe beginnt, muss das der zuständigen Behörde gleichzeitig anzeigen (§ 14 Abs. 1 GewO). A Als freier Beruf gilt IT-Beratung nur, wenn Ausbildung und Tätigkeit der eines Ingenieurs gleichen (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG; BFH XI R 9/03 vom 04.05.2004). A Finanzamt und Gewerbeamt prüfen das getrennt (VG München, M 16 K 14.5250, 22.09.2015). A
Datenschutz: Sobald du im Kundensystem personenbezogene Daten siehst oder überträgst, verarbeitest du Daten im Auftrag (Art. 28 DSGVO). A Der Vertrag dazu muss vor dem ersten Zugriff stehen.
Kundengewinnung: Werbung per E-Mail ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung ist verboten; Anrufe bei Unternehmen brauchen zumindest eine mutmaßliche Einwilligung (§ 7 Abs. 2 Nr. 1 und 2 UWG). A Kaltakquise per Massen-E-Mail wie bei manchen Vorbildern aus den USA fällt damit weg.
Umsatzsteuer: Die Kleinunternehmerregel gilt bis 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr (§ 19 Abs. 1 UStG). A Bei Firmenkunden lohnt der Verzicht oft, weil sie die Umsatzsteuer zurückholen.
Österreich und Schweiz: In Österreich ist IT-Dienstleistung ein freies Gewerbe; nur Arbeiten an Stromkreisen fallen heraus (WKO Kärnten, gelesen am 21.10.2026). S Reine Unternehmensberatung ist dort gesondert geregelt, frag also vor der Anmeldung die WKO. Für die Schweiz habe ich keine Zulassungspflicht gefunden.
Keine Rechtsberatung: Lass Verträge und Pflichten einmal fachlich prüfen.
Für wen passt eine Beratung und Einrichtung für Business-Software und für wen nicht?
Es passt zu Menschen, die ein Werkzeug bis in die letzte Einstellung kennen wollen und gern Ordnung in fremde Abläufe bringen, also zum detailverliebten Fachexperten. Auch der visionäre Architekt passt, wenn er ein Team daraus baut.
Lass es, wenn
- du lieber selbst Software baust, statt fremde Software zu erklären,
- du dich nicht auf ein oder zwei Werkzeuge festlegen willst, denn Verzeichnisse belohnen Tiefe,
- du keine Geduld für Schulungen hast, in denen ein Team dreimal dasselbe fragt.
Welche Fragen stellen Menschen am häufigsten zur Beratung und Einrichtung für Business-Software?
Was kostet ein Notion-Berater?
Meist 100 bis 150 Euro je Stunde; Projekte beginnen meist bei 2.000 bis 5.000 Euro, Team-Umstellungen bei 15.000 Euro (matthiasfrank.de, Juni 2026). S
Brauche ich ein Zertifikat des Herstellers?
Für das Partnerverzeichnis ja; 89 Prozent der befragten Notion-Berater haben eines (matthiasfrank.de, Juni 2026). S HubSpot verlangt ab Juli 2026 zudem 400 US-Dollar Partnergebühr im Monat. S
Bin ich damit Freiberufler oder Gewerbetreibender?
Meist Gewerbetreibender. Freiberuflich nur, wenn Ausbildung und Arbeit der eines Ingenieurs gleichen (§ 18 EStG, BFH XI R 9/03). A
Welche Geschäftsideen ähneln der Beratung und Einrichtung für Business-Software?
Simon Hubert
Gründer von x8, Agenturgründer seit 2011
Simon Hubert hat 2011 seine erste Digitalagentur gegründet und betreut seitdem Websites, Sichtbarkeit und Abläufe für kleine und mittlere Betriebe in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Er hält einen Master in Business Informatics der Universität Mannheim und ist seit über 20 Jahren in Digitalisierung und IT unterwegs, mehrere Jahre davon in Großkonzernen. Mit x8 prüft er Geschäftsideen so, wie er es für sich selbst tun würde: mit belastbaren Zahlen, nachvollziehbaren Quellen und einer Rechnung, die du Schritt für Schritt selbst nachprüfen kannst.
Woher stammen die Zahlen auf dieser Seite?
Jede Zahl trägt ein Kennzeichen. Fährst du mit der Maus darüber, steht die Herkunft im Klartext. Was ich selbst gerechnet oder eingeschätzt habe, ist immer mit E markiert und im Text begründet.
Quellen und Prüfstand: alle Angaben geprüft am 21. Oktober 2026
- freelancermap: IT-Freelancer Stundensatz 2026 (Freelancer-Kompass 2026), 02.07.2026. freelancermap.de
- Matthias Frank (MF Consulting): The State of Notion Consulting in 2026, Datenstand 13.06.2026. matthiasfrank.de
- Matthias Frank: Was kostet ein Notion Consultant, aktualisiert 22.06.2026. matthiasfrank.de
- Matthias Frank: Über uns, gelesen am 21.10.2026. matthiasfrank.de
- HubSpot Blog: Marketing Hub Preise und Abos, aktualisiert 31.10.2025. blog.hubspot.de
- Hublead: HubSpot Preise 2026, Kostenrechner, Stand 19.09.2026. hublead.io
- HubSpot: Solutions Partner Tiers and Benefits 2026, gelesen am 21.10.2026. hubspot.com
- HubSpot Ecosystem: Partner für Lösungen in Österreich, gelesen am 21.10.2026. ecosystem.hubspot.com
- Notion: Berater finden, gelesen am 21.10.2026. notion.com
- Notion: Profil Notioneers, gelesen am 21.10.2026. notion.com
- OMR Reviews: SalesPlaybook, gelesen am 21.10.2026. omr.com
- Asana: Partnerverzeichnis, Eintrag MinorCo, gelesen am 21.10.2026. asana.com
- Destatis: Pressemitteilung Nr. 416, Jedes zweite Unternehmen nutzt kostenpflichtige Cloud-Services, 24.11.2025. destatis.de
- Starter Story: How I Started A 1M/Year Productivity Consulting Business (Paul Minors), 09.12.2023. starterstory.com
- eBiz Insider Nr. 345: 1 million a year teaching people how to use software, 09.01.2024. ebizfacts.beehiiv.com
- WKO Kärnten: Abgrenzung des Gewerbes IT-Dienstleistung, gelesen am 21.10.2026. wko.at
- BMWK Existenzgründungsportal: Software-Entwickler und IT-Berater, freiberufliche oder gewerbliche Tätigkeit, Dezember 2020. existenzgruendungsportal.de
- Gesetzestext: § 14 GewO, gelesen am 21.10.2026. gesetze-im-internet.de
- Gesetzestext: § 18 EStG. gesetze-im-internet.de
- Gesetzestext: § 19 UStG, gelesen am 21.10.2026. gesetze-im-internet.de
- Gesetzestext: § 7 UWG, gelesen am 21.10.2026. gesetze-im-internet.de
- Gesetzestext: Art. 28 DSGVO. dsgvo-gesetz.de
- Destatis: Klassifikation der Wirtschaftszweige, Ausgabe 2025. destatis.de
- KfW Research: KfW-Gründungsmonitor 2025, Juni 2025. kfw.de
- Destatis: Pressemitteilung Nr. 085, Unternehmensinsolvenzen 2025, 13.03.2026. destatis.de
- The Side Hustle Show, Folge 627: From $30/hr to $300/hr, The Software Consulting Playbook, Gespräch von Nick Loper mit Kristi DaSilva, 29.08.2024, gelesen am 30.10.2026. sidehustlenation.com
- eBiz Facts: Kristi DaSilva, HoneyBook- und ClickUp-Beraterin, 13.09.2024, gelesen am 30.10.2026. ebizfacts.com
Änderungsprotokoll: 21. Oktober 2026 Erstfassung.