Donnerstagabend, kurz nach zehn, in einer Dachwohnung in Kassel: Eine Coachin sitzt vor 140 ungelesenen E-Mails, drei offenen Rechnungen und einem Instagram-Beitrag, der seit Montag auf Freigabe wartet.
Genau diese Arbeit kaufst du ihr ab: Als virtuelle Assistenz übernimmst du Postfach, Termine, Social Media und Rechnungen aus der Ferne. Agenturen verkaufen die Stunde für 25 bis 30 Euro S, direkt vermarktet sind 40 bis 55 Euro üblich. M
Der Widerspruch: Dieselbe Stunde ist über eine Agentur 15,50 Euro wert, direkt beim Kunden fast das Dreifache. Wie du auf die richtige Seite kommst, liest du hier.
Kurz gesagt: Bei dem Geschäftsmodell virtuelle Assistenz als Dienstleistung übernimmst du für Gründer, Coaches, Praxen und kleine Firmen das Backoffice aus der Ferne: E-Mails, Termine, Social Media, Rechnungen, bezahlt nach Stunden oder im Monatspaket. Gut verdienen kannst du meist nur mit direkten Kunden und einem Fachgebiet.
Was ist eine virtuelle Assistenz und wie funktioniert das Geschäftsmodell?
Eine virtuelle Assistenz ist eine selbstständige Bürokraft, die für mehrere Auftraggeber aus dem Homeoffice arbeitet. Bezahlt wird sie von Menschen, die an Verwaltung ersticken, aber keine Stelle schaffen wollen.
Der Kunde schickt Aufgaben per Mail, Chat oder Aufgabentool, du erledigst sie in seinen Systemen. Dein Beitrag ist nicht das Tippen, das kann jede KI, sondern Zuverlässigkeit, Überblick und Mitdenken.
Welchen Umsatz kannst du mit einer virtuellen Assistenz realistisch erreichen?
Je Stunde bleiben dir 15,50 Euro über eine Agentur bis etwa 55 Euro bei direkter Spezialisierung. S M Der Hebel ist der Weg zum Kunden: direkt statt über eine Vermittlung.
Nach dem ersten Jahr rechne ich mit 1.000 bis 5.000 Euro Umsatz im Monat. E Mehr als etwa 25 abrechenbare Stunden je Woche schaffen Menschen hier selten, Akquise und Verwaltung fressen den Rest. M
my-vpa zahlt freien Assistenzen mit fünf Jahren Berufserfahrung im Schnitt 15,50 Euro je Stunde und verkauft die Stunde für 26,90 Euro netto (my-vpa.com, gelesen am 21.10.2026). S Rund 42 Prozent bleiben bei der Vermittlung. E In den USA kam Amber Daughn als Assistenz für Events nach sechs Monaten auf 7.000 US-Dollar im Monat bei etwa 20 Wochenstunden (ebizfacts.com, 15.04.2025). S Jacqi Dix erreichte 3.000 US-Dollar im Monat mit zwei Hauptkunden (ebizfacts.com, 14.11.2023). S
Das heißt für dich: Die Stunde ist Ware, der direkte Kunde mit Fachgebiet ist das Produkt.
Welche Fähigkeiten brauchst du für eine virtuelle Assistenz?
Am wichtigsten ist Verlässlichkeit, nicht Schreibtempo: Zusagen halten und Dinge zu Ende bringen. Werkzeuge lernst du in Wochen, das Verkaufen deiner Zeit ist die eigentliche Hürde.
Meine Einschätzung E: 100 % hieße, ohne diese Fähigkeit geht es nicht.
Welche Eckdaten hat eine virtuelle Assistenz als Dienstleistung?
| Klasse und Modelltyp | K1 Dienstleistung · Produktisierte Dienstleistung, Agentur und KI-Automatisierung |
|---|---|
| Themenfeld | Arbeit, Produktivität und B2B-Prozesse |
| Startkapital | bis 500 Euro E |
| Zeit bis zum ersten Euro | 1 bis 3 Monate E |
| Wochenstunden | 11 bis 20 nebenbei, 21 bis 40 hauptberuflich E |
| Zulassungshürde | Anzeigepflicht (Gewerbeanmeldung), siehe Abschnitt Recht |
| Reichweite nötig | 2 von 5: Empfehlungen reichen |
| Passiv-Grad | 1 von 5: Zeit gegen Geld |
| Umsatzklasse | 1.000 bis 5.000 Euro im Monat nach einem Jahr E |
| Wettbewerb | hoch |
| KI-Hebel | 3 von 5 |
| Sinn-Faktor | 3 von 5 |
| Passt zu den Gründertypen | Pragmatischer Macher |
| Wirtschaftszweig (WZ 2025) | 82.10 Sekretariats- und Schreibdienste, Copy-Shops. E WZ 2025 ist die amtliche Klassifikation der Wirtschaftszweige (Destatis), nach der dein Gewerbe eingeordnet wird. |
Datenlücke: Wie viele Menschen in Deutschland als virtuelle Assistenz arbeiten, habe ich nicht gefunden; Destatis führt den Beruf nicht gesondert. Eine unabhängige Stundensatz-Erhebung für den deutschsprachigen Raum fehlt.
Was kostet der Start und wie viel Zeit brauchst du?
Der Start kostet meist unter 500 Euro, weil Laptop und Internet schon da sind. E Am besten rechnet man mit 11 bis 20 Wochenstunden und ein bis drei Monaten bis zum ersten Auftrag.
| Baustein | Was es kostet |
|---|---|
| Gewerbeanmeldung | 20 bis 65 Euro je nach Gemeinde (kostenlose-erechnung.de, 09.05.2026) M |
| Berufshaftpflicht (exali) | rund 450 Euro netto im Jahr (exali.de, gelesen am 21.10.2026) S |
| Google Workspace Business Starter | 7 US-Dollar je Nutzer und Monat (workspace.google.com, gelesen am 21.10.2026) S |
| Akquise im ersten Jahr | 30 bis 40 Prozent deiner Arbeitszeit (kostenlose-erechnung.de, 09.05.2026) M |
Wie startest du eine virtuelle Assistenz Schritt für Schritt?
Starte mit einem klaren Angebot für eine Kundengruppe, nicht mit „ich mache alles“. Frage zuerst fünf Menschen, welche Verwaltungsarbeit sie gern loswerden würden.
- Nachfrage prüfen. Welche Aufgaben geben Coaches, Praxen oder Gründer ab, und was zahlen sie dafür?
- Angebot zuschneiden. Drei bis fünf Leistungen für eine Kundengruppe, etwa Postfach und Rechnungsvorbereitung für Heilpraxen.
- Preis festlegen. Direkt vermarktet nicht unter 30 Euro je Stunde, dazu Pakete mit zehn oder zwanzig Stunden. M
- Rechtliches vorbereiten. Gewerbe anmelden, Kleinunternehmerregelung entscheiden, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, mehrere Kunden gegen Scheinselbstständigkeit.
- Ersten Kunden gewinnen. Ein Pilotkunde aus dem Netzwerk, vier Wochen zum Einstiegspreis, mit Zeitnachweis.
- Abläufe festhalten. Für jede wiederkehrende Aufgabe eine Checkliste, damit du schneller wirst.
- Preis jährlich anheben. Mit jeder Spezialisierung den Satz erhöhen, Kunden abgeben, die nicht mitziehen.
Wie findest du die ersten Kunden für deine virtuelle Assistenz?
Am schnellsten über Menschen, die dich kennen und deren Schreibtisch überquillt. Niemand kauft „virtuelle Assistenz“, gekauft wird ein freier Abend ohne offene Mails (Pain Fokus: der Schmerz des Kunden).
Die DIHK-Zahl gilt für alle Berufe (DIHK, 19.12.2025). S Gute Kanäle: Netzwerk, LinkedIn mit Arbeitsproben, Facebook-Gruppen für Coaches, Fernarbeit.net, Steuerberater mit überlasteten Kunden. Melissa Boutilier fand ihren ersten Kunden zwei Wochen nach einem Kurs und hob ihren Satz in sechs Monaten von 16 auf 50 US-Dollar (ebizfacts.com, 29.09.2023). S
Welche Tools und KI-Werkzeuge helfen bei einer virtuellen Assistenz?
Unverzichtbar sind ein Aufgabentool, eine Zeiterfassung und ein Rechnungsprogramm. Ziel ist es, in den Systemen des Kunden zu arbeiten und die eigene Verwaltung klein zu halten.
Welche Risiken hat eine virtuelle Assistenz als Dienstleistung?
Das größte Risiko: Du bleibst austauschbare Stundenkraft im Preiskampf mit Agenturen und KI. Dagegen helfen Fachgebiet und direkte Kunden.
Preisdruck
Agenturen verkaufen die Stunde ab 21 bis 30 Euro (strandschicht.de, gelesen am 21.10.2026) S, im Ausland für 3,50 Euro (missmoneypenny.ch, 15.06.2022). SKI frisst Routine
Sortieren, Entwerfen und Protokollieren erledigt KI in Sekunden; was bleibt, ist Verantwortung. EScheinselbstständigkeit
Wer fast nur für einen Kunden arbeitet und dessen Weisungen folgt, gilt leicht als Beschäftigter (§ 7 SGB IV). AZu billig gestartet
Eine Schweizer Moderatorin bot 45 Franken je Stunde; ein Personalberater hielt 50 bis 100 Prozent mehr für nötig (blick.ch, 30.06.2025). S| Ergebnisstreuung | 3 von 5: wenige hundert bis einige tausend Euro im Monat |
|---|---|
| Regulatorik | 2 von 5 |
| Inhaberabhängigkeit | 5 von 5, ohne dich läuft nichts |
| Wiederkehrender Umsatz | über 50 Prozent über Stundenpakete und Monatsverträge |
| KI-Exposition | minus 1, Routine wandert zur KI |
| Kanalabhängigkeit | 2 von 4 |
Fortbestand: Von Gründungen mit Startkapital bis zu 5.000 Euro sind nach fünf Jahren 54 Prozent aktiv (KfW-Gründungsmonitor 2025). S 2025 gab es 69 Unternehmensinsolvenzen je 10.000 Unternehmen (Destatis, 13.03.2026). A
Praxisbeispiel: Wie Amber Daughn mit Assistenz und Events auf 7.000 Dollar im Monat kam
Auf der Website von Digital Nomad Kit erzählt Amber Daughn aus Austin in Texas, wie sie 2020 als virtuelle Assistentin anfing und sich später auf Veranstaltungen und Betriebsabläufe spezialisierte. Nach etwa sechs Monaten verdiente sie rund 7.000 Dollar im Monat. S Der Beitrag stammt vom Anbieter des kostenlosen Kurses, mit dem sie begann.
- So kam sie auf die Geschäftsidee
- Daughn arbeitete vorher in Bars, Restaurants und in den Event-Teams von Hotels. Anfang 2020 wollte sie ortsunabhängig arbeiten, ihr erster Versuch scheiterte, und mit den Lockdowns stand sie ohne Arbeit da. Im März 2020 nahm sie an einer kostenlosen Fünf-Tage-Challenge für virtuelle Assistenz teil.
- So fing es an
- Noch vor Ende der fünf Tage hatte sie zwei Kunden aus ihrem persönlichen Umfeld; einer davon brauchte Hilfe für gleich zwei Firmen. Nach etwa drei Monaten war sie ausgelastet und verdiente ungefähr so viel wie in ihrem alten Job, rund 4.000 Dollar im Monat. S
- So gewinnt sie Kunden
- Über ihr Netzwerk, vor allem über gut vernetzte Unternehmer. Ihr Angebot für Veranstaltungen machte sie bekannt, indem sie bei Events, auf denen sie mitarbeitete, nebenbei erwähnte, dass sie auch eigene organisiert. Beim Netzwerken hört sie lieber zu und stellt Fragen, statt für sich zu werben.
- Ihre größte Hürde
- Aus Geldnot nahm sie Aufträge an, die nicht zu ihr passten, und bereute das oft. 2022 trennte sie sich von ihrem größten Kunden, weil Arbeit und Ausrichtung nicht mehr passten; darauf folgten einige finanziell schwierige Monate, bis im dritten Quartal neue Events und Kunden kamen.
- Diese Werkzeuge nutzt sie
- Trello für Events, ChatGPT für Recherche und E-Mails, Calendly für Termine, Fantastical für Kalender über mehrere Zeitzonen, Google Workspace, Canva und WhatsApp als bevorzugten Kanal zu den Kunden.
- So schnell ist sie gewachsen
- Nach sechs Monaten lag sie mit weiteren Kunden bei rund 7.000 Dollar im Monat. Über vier Jahre schwankten die Einnahmen, zusammen mit ihrem Geschäftspartner, zwischen etwa 3.000 und 17.000 Dollar im Monat, bei meist rund 20 Arbeitsstunden pro Woche. S Heute arbeitet sie in zwei Bereichen: Strategie und Abläufe für Unternehmen sowie Planung von Präsenz- und Online-Veranstaltungen zum Pauschalpreis, 2024 nach eigener Angabe mehr als zehn.
- Ihr Rat
- Ehrlich sagen, was man kann und was nicht. Kunden bewusst auswählen, große Verträge von einer zweiten Person prüfen lassen und Erholungsphasen fest einplanen.
- Was du daraus mitnimmst
- Für eine virtuelle Assistenz in Deutschland heißt das: Die ersten Kunden kommen am schnellsten aus dem eigenen Netzwerk, und ein Fachgebiet aus dem früheren Beruf, hier Veranstaltungen, hebt dich von reiner Büroarbeit zum Stundenpreis ab. E Die Zahlen sind Selbstauskünfte und nicht unabhängig geprüft.
Quellen: Digital Nomad Kit: Meet Amber, von Alicia R. Thomas, 15.01.2025, gelesen am 30.10.2026. digitalnomadkit.com; eBiz Facts: From Broke to $7K Per Month in Only 6 Months, Ausgabe 475 vom 15.04.2025, gelesen am 30.10.2026. ebizfacts.com
Welche Beispiele für eine virtuelle Assistenz gibt es in Deutschland, Österreich und der Schweiz?
Das stärkste Beispiel ist my-vpa: Marktführer nach eigener Angabe, über 40 Fachbereiche, die Stunde für 23,90 bis 26,90 Euro netto (my-vpa.com, gelesen am 21.10.2026). S Damit ist der Preis für einfache Büroarbeit öffentlich gesetzt.
- Sandra Jörimann seit 2018 virtuelle Assistenz in der Schweiz, davor an der ETH Zürich, Gründerin des Netzwerks Virtuelle Assistenz Schweiz (missmoneypenny.ch, 15.06.2022). S
- Büro Kooperativ Sylvia Hadarics, Wien, seit 2015: Kennenlernpaket mit fünf Stunden für 125 Euro netto, also 25 Euro je Stunde (unternehmerweb.at, 04.07.2019). S
- Vera Ruttkowski virtuelle Assistentin von unterwegs für deutsche Online-Unternehmer, baute das Portal Fernarbeit.net mit auf (sidepreneur.de, 30.01.2024). S
- SupportNinja Austin, zeigt die Skalierungsstufe: ausgelagerter Support mit 1,42 Millionen US-Dollar Umsatz im Monat und über 500 Beschäftigten (Starter Story, 04.02.2020, gelesen am 21.10.2026). S Das ist Outsourcing, also die Auslagerung ganzer Abteilungen.
Was musst du rechtlich bei einer virtuellen Assistenz beachten?
Vier Dinge setzt du einmal auf, danach laufen sie mit. Das Wichtigste: mehrere Kunden und eigene Zeiteinteilung, sonst droht die Einstufung als Beschäftigte.
- Gewerbe anmelden: meist ein Gewerbe, kein freier Beruf.
- Kleinunternehmerregelung entscheiden: ohne Umsatzsteuer bis 25.000 Euro Vorjahresumsatz. A
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit jedem Kunden, dessen Daten du anfasst.
- Mehrere Kunden und eigene Arbeitsmittel gegen Scheinselbstständigkeit.
Die Details mit Paragrafen und Fristen
Gewerbe: Wer ein stehendes Gewerbe beginnt, muss das der Gemeinde gleichzeitig anzeigen (§ 14 Abs. 1 GewO). A Freie Berufe zählt § 18 EStG abschließend auf; Büro- und Organisationsarbeit steht nicht darin, darum ist die Assistenz meist gewerblich. A In Österreich ist das Büroservice ein freies Gewerbe ohne Befähigungsnachweis (WKO Wien, 05.02.2024) A, in der Schweiz meldest du dich bei der AHV-Ausgleichskasse als selbständigerwerbend an und zahlst 10,0 Prozent Beiträge selbst (Merkblatt 2.02, Stand 01.01.2026). A
Umsatzsteuer: Kleinunternehmer bleibst du, solange der Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). A Für Kunden im EU-Ausland gilt die Umkehr der Steuerschuld (§ 13b UStG). A
Scheinselbstständigkeit: Ob eine Beschäftigung oder eine selbstständige Tätigkeit vorliegt, richtet sich nach Weisungsbindung und Eingliederung (§ 7 Abs. 1 SGB IV); du oder dein Kunde könnt das bei der Deutschen Rentenversicherung Bund feststellen lassen (§ 7a SGB IV). A
Datenschutz: Du verarbeitest personenbezogene Daten im Auftrag deines Kunden und brauchst dafür einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). A Für Praxen und Kanzleien kommt die Verpflichtung zur Verschwiegenheit hinzu (§ 203 Abs. 4 StGB). A
Impressum und Vorbehaltsaufgaben: Deine Website braucht ein Impressum mit Name, Anschrift und E-Mail-Adresse (§ 5 DDG). A Buchführung und Steuerberatung sind Steuerberatern vorbehalten (§ 5 StBerG), Belege vorbereiten und sortieren darfst du. A
Keine Rechtsberatung: Lass Verträge und Pflichten einmal fachlich prüfen.
Für wen passt eine virtuelle Assistenz als Dienstleistung und für wen nicht?
Es passt zu Menschen, die gern Ordnung in fremde Schreibtische bringen: der pragmatische Macher mit Büroerfahrung, der detailverliebte Fachexperte. Im Nebenerwerb mit 10 Wochenstunden funktioniert es; 483.000 der 690.000 Gründungen in Deutschland 2025 waren Nebenerwerbsgründungen (KfW-Gründungsmonitor 2026, 19.05.2026). S
Lass es, wenn
- du deine Zeit nicht verkaufen willst, denn ohne dich läuft nichts,
- du jede Aufgabe annimmst statt dich festzulegen, denn dann landest du beim Agenturpreis,
- du dich mit Fristen und Rückmeldungen schwertust, denn genau dafür wirst du bezahlt.
Welche Fragen stellen Menschen am häufigsten zur virtuellen Assistenz?
Brauche ich eine Ausbildung, um als virtuelle Assistenz zu arbeiten?
Nein, der Beruf ist nicht geschützt. my-vpa verlangt aber fünf Jahre Sekretariatserfahrung (my-vpa.com, gelesen am 21.10.2026) S; direkte Kunden kaufen Arbeitsproben.
Ist virtuelle Assistenz ein Gewerbe oder ein freier Beruf?
Meist ein Gewerbe, weil Büroarbeit nicht in § 18 EStG steht. A Reines Texten kann freiberuflich sein; im Zweifel fragst du das Finanzamt.
Wie viel verdient eine virtuelle Assistenz im Monat?
Bei 70 Stunden zu 45 Euro etwa 3.150 Euro Umsatz, nach Kosten rund 2.800 Euro vor Steuern und Vorsorge. E Über Agenturen zu 15,50 Euro S bleibt rund ein Drittel.
Macht KI die virtuelle Assistenz überflüssig?
Die Routine ja, die Verantwortung nein. Entwürfe und Sortieren übernimmt die KI, entscheiden und geradestehen muss ein Mensch. E
Welche Geschäftsideen ähneln der virtuellen Assistenz als Dienstleistung?
Simon Hubert
Gründer von x8, Agenturgründer seit 2011
Simon Hubert hat 2011 seine erste Digitalagentur gegründet und betreut seitdem Websites, Sichtbarkeit und Abläufe für kleine und mittlere Betriebe in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Er hält einen Master in Business Informatics der Universität Mannheim und ist seit über 20 Jahren in Digitalisierung und IT unterwegs, mehrere Jahre davon in Großkonzernen. Mit x8 prüft er Geschäftsideen so, wie er es für sich selbst tun würde: mit belastbaren Zahlen, nachvollziehbaren Quellen und einer Rechnung, die du Schritt für Schritt selbst nachprüfen kannst.
Woher stammen die Zahlen auf dieser Seite?
Jede Zahl trägt ein Kennzeichen. Fährst du mit der Maus darüber, steht die Herkunft im Klartext. Was ich selbst gerechnet oder eingeschätzt habe, ist immer mit E markiert und im Text begründet.
Quellen und Prüfstand: alle Angaben geprüft am 22. Oktober 2026
- my-vpa: Virtuelle Assistenz Preise, gelesen am 21.10.2026. my-vpa.com
- my-vpa: Stellenanzeige Executive Virtual Personal Assistant, gelesen am 21.10.2026. my-vpa.com
- Strandschicht: Virtuelle Assistenten, Preise, gelesen am 21.10.2026. strandschicht.de
- Blick: Stundensatz 45 Franken, Stéphanie Berger erntet Kritik für ihre Stellenanzeige, 30.06.2025. blick.ch
- kostenlose-erechnung.de: Virtuelle Assistenz selbstständig machen 2026, 09.05.2026. kostenlose-erechnung.de
- Miss Moneypenny: Virtual (Personal) Assistants, wer sie sind, was sie tun, 15.06.2022. missmoneypenny.ch
- unternehmerweb.at: Unternehmerporträt Sylvia Hadarics, Büro Kooperativ, 08.09.2015, geändert 04.07.2019. unternehmerweb.at
- Sidepreneur: Virtuelle Assistenten, Outsourcing mit Vera Ruttkowski, 16.03.2016, aktualisiert 30.01.2024. sidepreneur.de
- ebizfacts.com: Amber Daughn, VA für Events, 7.000 US-Dollar im Monat, 15.04.2025. ebizfacts.com
- ebizfacts.com: Jacqi Dix, Virtual Assistant, 3.000 US-Dollar im Monat, 14.11.2023. ebizfacts.com
- Esther Inman auf YouTube: Interview mit Melissa Boutilier, 29.09.2023. youtube.com
- Starter Story: SupportNinja, Interview mit Cody McLain, 04.02.2020, gelesen am 21.10.2026. starterstory.com
- Starter Story: SimplySolved, 26.05.2023, gelesen am 21.10.2026. starterstory.com
- DIHK: Fachkräftereport 2025/2026, 19.12.2025. dihk.de
- KfW Research: Pressemitteilung zum KfW-Gründungsmonitor 2026, 19.05.2026. kfw.de
- Gründerküche: Freelancer-Kompass 2026, Stundensätze sinken, 27.03.2026. gruenderkueche.de
- WKO Wien: Zugangsvoraussetzungen Büroservice, 05.02.2024. wko.at
- AHV/IV: Merkblatt 2.02, Beiträge der Selbständigerwerbenden, Stand 01.01.2026. ahv-iv.ch
- Gesetze im Internet: § 19 UStG, Kleinunternehmer. gesetze-im-internet.de
- Gesetze im Internet: § 7a SGB IV, Feststellung des Erwerbsstatus. gesetze-im-internet.de
- Gesetze im Internet: § 14 GewO, Anzeigepflicht. gesetze-im-internet.de
- Gesetze im Internet: § 5 DDG, Allgemeine Informationspflichten. gesetze-im-internet.de
- Gesetzestexte: § 18 EStG, § 13b UStG, § 7 SGB IV, § 5 StBerG, § 203 StGB, Art. 28 DSGVO. gesetze-im-internet.de
- exali: Berufshaftpflicht, Durchschnittsbeitrag, gelesen am 21.10.2026. exali.de
- Google Workspace: Preise, gelesen am 21.10.2026. workspace.google.com
- Destatis: Klassifikation der Wirtschaftszweige, Ausgabe 2025. destatis.de
- Digital Nomad Kit: Meet Amber, von Alicia R. Thomas, 15.01.2025, gelesen am 30.10.2026. digitalnomadkit.com
Änderungsprotokoll: 22. Oktober 2026 Erstfassung.